Proaktive Jobsuche

Die perfekte Initiativbewerbung für NGOs - Vorbereitung, Aufbau und Formulierung

Stell dir vor, du musst nicht mit hundert anderen Bewerber*innen um eine ausgeschriebene Position konkurrieren, sondern dein Wunsch-Arbeitgeber schafft eine ganz neue Stelle - extra für dich. Klingt zu schön, um wahr zu sein? Mit einer gut vorbereiteten Initiativbewerbung keineswegs! Wir zeigen dir, wie du NGOs und nachhaltige Unternehmen auch ohne ausgeschriebene Stelle überzeugst und Zugang zum sog. verdeckten Arbeitsmarkt erhältst.

Bei einer Initiativbewerbung bewirbst du dich nicht auf eine öffentlich ausgeschriebene Stelle, sondern nimmst die Sache selbst in die Hand. Das zeugt nicht nur von Engagement und Eigeninitiative, sondern hat den großen Vorteil, dass deine Bewerbung quasi alleine auf dem Schreibtisch des Arbeitgebers liegt und somit idealerweise außer Konkurrenz läuft. Zwar erfordert eine Initiativbewerbung einiges mehr an Zeitaufwand - der angesichts der hohen Erfolgschancen jedoch äußerst lohnenswert sein kann.

Im ersten Schritt erfolgt die Vorbereitung - und zwar fängst du an bei dir selbst, deinen Stärken und Bedürfnissen an das Arbeitsumfeld, in dem du dich optimal entfalten kannst. Im zweiten Schritt stellst du - vor der Erstellung deiner Bewerbungsunterlagen - strategisch den Kontakt zu deinem Wunsch-Arbeitgeber her. Dieser Kontakt bildet im dritten Schritt die Grundlage für eine passgenaue und erfolgversprechende Bewerbung. Im Folgenden leiten wir dich durch alle Schritte - von den vorbereitenden Übungen bis hin zum Aufbau der Bewerbungsunterlagen.

Vorbereitung ist das A und O

Ausschlaggebend für den Erfolg einer Initiativbewerbung ist es, nicht in Aktionismus zu verfallen und sich einfach mal drauf los zu bewerben, sondern sich gut vorzubereiten.

Die besten Chancen hast du, wenn du potentielle (Verbesserungs-)Bedarfe oder Personalengpässe des Arbeitgebers (er-)kennst und plausibel kommunizierst, wie genau deine Stärken und dein Profil die Organisation bzw. das Unternehmen bereichern können.

Um deine Stärken überzeugend kommunizieren zu können, musst du diese zunächst genau kennen und in Worte fassen. Logisch, oder? Aber könntest du auf die Frage, was deine drei größten Stärken sind, eine spontane und überzeugende Antwort geben? Keine Sorge, das fällt den allermeisten Menschen ohne Vorbereitung schwer. Eine bewährte Methode für mehr Klarheit ist das sog. »Life/Work Planning« nach Richard Nelson Bolle. Dabei stellst du dir im Grunde zwei wesentliche Fragen: »Was kann ich?« und »Was will ich?«

1. Was kann ich?

Im ersten Schritt machst du also im Grunde eine Kompetenzanalyse. Dabei empfiehlt es sich, dir deine Stärken auf unterschiedlichen Ebenen anzuschauen. Schließlich zählen nicht nur fachliche Kompetenzen, sondern auch Eigenschaften, die dich ganz persönlich als Mensch und Teammitglied ausmachen. Diese sind für den Arbeitgeber nämlich genauso wichtig.

Zeichne daher vier Kästen auf ein Blatt Papier und fülle sie nach folgender Differenzierung aus:

  • Fachkompetenzen: Welche inhaltlichen Kenntnisse hast du? In welchen Bereichen hast du viel Know-How und kennst dich gut aus?

  • Methodische Kenntnisse: Welche praktischen Fähigkeiten hast du? Mit welchen Methoden kannst du dein inhaltliches Wissen besonders gut in der Praxis umsetzen?

  • Sozialkompetenzen: Wie arbeitest du im Team? Welche Rolle(n) nimmst du im Team ein? Wie kommunizierst du mit anderen? Wie gehst du z.B. mit Konflikten um?

  • Persönliche Kompetenzen: Was zeichnet dich ganz persönlich aus? Wie würden deine besten Freund*innen dich beschreiben?

Anschließend bewertest du deine fachlichen und methodischen Kompetenzen nach folgenden Kriterien:

  • Was kann ich richtig gut UND macht mir Freude?
  • Was fällt mir leicht?
  • Was kann ich zwar gut, strengt mich aber an bzw. macht mir eher keine Freunde?

2. Wie möchte ich arbeiten?

Jetzt gilt es herauszufinden, in welchem Arbeitsumfeld du dich optimal entfalten kannst und glücklich bist. Stelle dir aus diesen Komponenten deinen Traumjob zusammen:

  • Welche Arbeitgeber/Branchen passen zu deinen persönlichen Werten und Überzeugungen?
  • Welche persönliche »Mission« möchte ich mit meiner Tätigkeit verfolgen? Auf welche Weise möchte ich die Gesellschaft / die Welt positiv mitgestalten?
  • Wie sollen die Menschen sein, die mich bei meiner Arbeit umgeben (Kolleg*innen, Vorgesetzte, Kund*innen…)?
  • Welche beruflichen Ziele möchte ich noch erreichen?
  • In welcher Region/in welcher Stadt möchte ich arbeiten?
  • Formale Rahmenbedingungen, z.B. Gehalt, Sozialleistungen etc.

Dabei solltest du bei der Beantwortung der Fragen dies stets zu deinen im ersten Schritt festgehaltenen Stärken und Fähigkeiten in Bezug setzen. Schließlich nützt es dir wenig, wenn du deine Stärken in der gewählten Arbeitsumgebung nicht entfalten kannst: In den Schnittstellen zwischen persönlichen Fähigkeiten und dem richtigen Umfeld liegt die für dich optimale Tätigkeit.

Ganz zum Schluss kannst du deinem Traumjob noch einen eigenen Namen geben. Wie genau könnte deine berufliche Tätigkeit heißen? Werde kreativ, vielleicht erfindest du ja einen ganz neuen Beruf, den die Welt gut gebrauchen könnte!

Diese Übung kann ganz besonders für diejenigen enorm hilfreich sein, die über einen Quereinstieg in eine nachhaltige Branche (z.B. aus der Privatwirtschaft in den gemeinnützigen Sektor) nachdenken - denn bei dieser Analyse nimmst du automatisch eine Perspektive ein, bei der es wenig um eine konkrete Berufsbezeichnung, sondern um deine Fähigkeiten und Charakterstärken geht, die sich theoretisch auf verschiedenste Berufsfelder anwenden und übertragen lassen. Das weitet den Blick für bislang unentdeckte Optionen.

Mit dieser gewonnenen Klarheit bist du nun definitiv bereit für die pro-aktive Jobsuche.

Recherche und Kontaktaufnahme

Nun, wo du eine klare Vorstellung davon hast, was du eigentlich suchst, kann die eigentliche Bewerbungsphase beginnen.

Vorab-Recherche

Um eine wirklich überzeugende Bewerbung gestalten zu können, ist es essentiell, dass du so viele Informationen über deinen Wunsch-Arbeitgeber sammelst wie möglich.

Dafür kannst du natürlich die Homepage der Organisation bzw. des Unternehmens sowie die entsprechenden Profile auf Sozialen Medien nutzen. Recherchiere in mehreren Quellen: In Karriere-Netzwerken wie Xing und LinkedIn lässt sich etwa ablesen, wie sich die Organisation als Arbeitgeber nach außen präsentiert. Und vor allem hast du hier die Möglichkeit, Kontakt zu Mitarbeitenden deines Wunsch-Arbeitgebers aufzunehmen und pro-aktiv zu netzwerken. Über solche informelle Kontakte erfährst du zum Beispiel, ob in naher Zukunft eine Mitarbeitender in Elternzeit geht oder ein neues Projekt geplant ist, für das Verstärkung gebraucht werden könnte. Deine Erfolgschancen erhöhen sich nämlich drastisch, wenn deine Bewerbung zum richtigen Zeitpunkt erfolgt!

Pro-aktives Netzwerken umfasst äußerst wirkungsvolle Strategien, mit denen du dir Zugang zum verdeckten Arbeitsmarkt verschaffen kannst - das heißt zu den Stellen, die nicht öffentlich ausgeschrieben, sondern über interne Kanäle vergeben werden. Und das ist besonders im Non-Profit-Sektor bei bis zu 70 Prozent (!) der Stellen der Fall. Dazu findest du in unserem Mitglieder-Bereich einen umfangreichen Artikel, in dem alle Strategien des pro-aktiven Netzwerkens ausführlich erläutert werden.

Aber auch Facebook, Twitter und Co können wertvolle Informationen liefern, z.B. hinsichtlich aktueller Projekte oder Kampagnen sowie die Art, wie Öffentlichkeitsarbeit betrieben wird und worauf beim Image Wert gelegt wird.

Vielleicht nimmt die entsprechende Organisation auch an öffentlich zugänglichen Events, z.B. Konferenzen, (Karriere-)Messen o.Ä. teil, die du ebenfalls nutzen kannst, um dich zu informieren und erste persönliche Kontakte zu knüpfen.

Eine überaus wertvolle Ressource, die viele unterschätzen, ist zudem der eigene Freundes- und Bekanntenkreis. Egal ob enge Freund*innen, (ehemalige) Kommiliton*innen, Verwandte oder Mitstreiter*innen im Sportverein - du wirst niemals glauben, wie klein die Welt doch sein kann und wer dir über drei Ecken dabei helfen kann. dir die Tür zu attraktiven Arbeitgebern zu öffnen. Genau dafür ist die »Netzwerk-Mindmap« ein äußerst einfaches wie mächtiges Tool. Entdecke in unserem Mitglieder-Bereich, wie du mit der Netzwerk-Mindmap die richtigen Kontakte für deine Initiativbewerbung aufspüren kannst!

Die erste Kontaktaufnahme

Als Faustregel gilt prinzipiell: Je größer der Arbeitgeber aufgestellt ist, desto formaler ist auch das Bewerbungsverfahren gestaltet. Dies bedeutet eine weitgehende Standardisierung der Personalbedarfsplanung und des Recruitingprozesses. Hier kann es sogar sein, dass Initiativbewerbungen grundsätzlich nicht akzeptiert werden (unbedingt vorher die Homepage auf einen entsprechenden Hinweis prüfen und in diesem Falle von einer Anfrage auch definitiv absehen). Kleine Organisationen, Sozialunternehmen, Startups oder Agenturen sind in aller Regel flexibler, auch was Neueinstellungen angeht - hier sind Netzwerke essentiell.

Auf jeden Fall empfiehlt es sich dringend, vor dem Absenden deiner Bewerbungsunterlagen den persönlichen Kontakt zu der*dem Personalverantwortlichen zu suchen und dein Vorhaben anzukündigen. Dabei ist ein persönliches Telefonat, in dem die*der Gesprächspartner*in bereits einen guten Eindruck von dir gewinnen kann, in jedem Falle einer Email vorzuziehen - diese gehen im Postfach schnell unter und hinterlassen selten einen bleibenden Eindruck.

Plane am besten grob, wie du das Gespräch aufbauen und welche Fragen du stellen möchtest, mache dir Notizen und habe Lebenslauf und wichtige Zeugnisse zur Sicherheit im Blickfeld.

Rufst du direkt in der Personal-/HR-Abteilung an, passiert es nicht selten, dass du abgewimmelt wirst. Daher kann es strategisch klüger sein, direkt mit einer Führungskraft der Abteilung zu sprechen, in der du landen willst. Weiterer Vorteil: Die können dir mit großer Wahrscheinlichkeit viel besser sagen, ob und für welche Aufgaben genau sie in ihren eigenen Projekten in naher Zukunft Bedarf für Verstärkung sehen. Recherchiere also den Namen einer*eines geeigneten Ansprechpartner*in innerhalb der Organisation und lasse dich direkt zu ihr*ihm durchstellen. Manchmal ist dafür ein wenig Hartnäckigkeit gefragt - bleibe jedoch stets höflich und frage nach einem geeigneten Zeitraum für ein Gespräch.

Der erste Eindruck zählt

Für den Beginn des Gesprächs solltest du eine kurze Selbstpräsentation von etwa 20 Sekunden (einen sog. »Elevator Pitch«) vorbereitet haben, die deine wichtigsten Kompetenzen, Praxiserfahrungen und dein berufliches Ziel zusammenfasst. Im zweiten Schritt formulierst du kurz dein Anliegen, dich initiativ bewerben zu wollen und in welchem konkreten Tätigkeitsfeld du mit deinen Fähigkeiten unterstützen möchtest. An dieser Stelle könntest du z.B. nach dem aktuellen Personalbedarf von laufenden/geplanten Projekten bzw. deiner Wunsch-Abteilung fragen. Zudem empfiehlt es sich, Informationen darüber einzuholen, ob es ggf. bestimmte Vorgaben für die Bewerbungsunterlagen gibt, ob Zeugnisse mitgeschickt werden sollen und an wen diese zu richten ist.

Wenn alles gut läuft, vereinbarst du zum Abschluss, deine Initiativbewerbung zeitnah zu übersenden. Gerne kannst du am nächsten Tag noch einmal eine Email schicken, in der du dich für das Gespräch bedankst und deine Absicht bekräftigst.

Ganz wichtig: Notiere dir, falls nicht zuvor bekannt, den Namen deine*r Gesprächspartner*in, damit du anschließend in deinem Bewerbungsanschreiben Bezug auf das Gespräch nehmen kannst.

Die qualifizierte Initiativbewerbung

Nun geht es ans Eingemachte: Dem Verfassen deiner Bewerbung. Beachte dabei folgende Tipps:

Format

Prinzipiell gilt, dass eine Initiativbewerbung im Vergleich zu einer »klassischen« Bewerbung kürzer und prägnanter gestaltet ist und deine Kompetenzen und Praxiserfahrungen stärker in den Vordergrund rückt. Beschränke dich daher auf max. 2 Seiten Lebenslauf, ein max. 1-seitiges (!) Anschreiben und idealerweise eine zusätzliche Seite, auf der du 3-4 Referenzgeber*innen (inkl. Name, Position und Kontaktdaten) angibst. Referenzgeber*innen können z.B. ehemalige Professor*innen, Praktikumsbetreuer*innen, Mentor*innen, Projektpartner*innen oder Vorgesetzte sein. Natürlich sollten diese Personen vorab darüber um ihre Zustimmung geben werden. Deine Zeugnisse, Zertifikate und sonstige Dokumente sollten nur dann mitgeschickt werden, wenn dies ausdrücklich erwünscht ist (vorab beim Telefonat klären). Falls Zeugnisse gewünscht sind, fasse alle Unterlagen (inkl. Anschreiben und Lebenslauf) in einem einzelnen pdf-Dokument zusammen. Auch mit Nachweisen sollte die pdf-Datei die Größe von 5 MB auf keinen Fall überschreiten (ggf. mit einem Online-pdf-Compressor Tool verkleinern)!

Neugierde wecken

Das Anschreiben einer Initiativbewerbung kann ein wenig informeller und kürzer formuliert werden als bei einer offiziellen Stellenausschreibung. Grundsätzlich sollte schon der erste Absatz deines Anschreiben neugierig machen und nicht zum Gähnen verleiten - vermeide daher in jedem Falle die gängigen Floskeln und inhaltsleeren Gemeinplätze (»Hiermit bewerbe ich mich auf....«). Überdies zeigt eine Initiativbewerbung deine Motivation und Eigeninitiative - das kommt in der Regel sehr gut an. Dein Anschreiben kann in diesem Falle daher ruhig in einem sehr persönlichen und frischen Stil formuliert sein. Bringe deine Begeisterung für genau diese Position in genau dieser Organisation rüber, nutze starke Adjektive - und bleibe stets authentisch.

Kontakt herstellen

Als »Aufhänger« dient dir das Vorab-Telefonat (oder Gespräch auf einer Veranstaltung), auf das du definitiv Bezug nehmen solltest (»Wie mit Herr/Frau xy bereits besprochen…«). Weiterer Anknüpfungspunkt könnte auch z.B. ein aktuelles politisches Ereignis o.Ä. sein, auf das dein Wunscharbeitgeber vorbildlich reagiert hat. Falls du zuvor in einem ähnlichen Bereich ehrenamtlich engagiert warst, ist dies auch ein guter Anknüpfungspunkt, mit dem zu zeigen kannst, dass du die Werte und die Mission der Organisation teilst - und kann auch gut als Überleitung zu einem thematisch passenden Projektbereich dienen, in dem du tätig werden willst. Hast du evtl. im Vorfeld über Kontakte erfahren, dass intern eine spezifische Stelle frei geworden ist, solltest du auf jeden Fall auch konkret erwähnen, dass du dich darauf bewerben möchtest.

Stärken ausspielen

Stelle in jedem Falle deine Kompetenzen und Stärken überzeugend heraus und formuliere explizit, warum du für die angestrebte Tätigkeit geeignet bist und welchen Mehrwert du in die O hineintragen kannst. Der Formulierungsstil kann bei einer Initiativbewerbung dem einer*eines Freiberufler*in ähneln, die*der eine Dienstleistung anbietet: absichtsarm, aber vielversprechend. Achte - wie bei jeder Bewerbung - darauf, nicht nur Behauptungen aufzustellen (»Ich bin kommunikativ.«), sondern alle Aussagen mit passenden und konkreten Beispielen zu belegen, z.B. welche Erfolge du bisher erreicht hast oder in welchen Projekten du genau diese Kompetenz erwerben konntest.

Abrunden

Am Schluss solltest du nicht vergessen, deinen Wunsch-Eintrittstermin sowie deine Gehaltsvorstellungen anzugeben sowie einen Termin für ein persönliches Kennenlernen vorzuschlagen.

Betreffzeile und E-Mail

Schickst du deine fertigen Bewerbungsunterlagen ab, sollte bereits die Betreffzeile deiner E-Mail dein Anliegen deutlich machen, z.B. »Initiativbewerbung für den Bereich / Tätigkeitsschwerpunkt / in Ihrer Abteilung xy«. Für den Text der E-Mail gilt: Kurz und knackig - die*der Leser*in sollte nicht scrollen müssen. Auch hier empfiehlt es sich, auf das Vorab-Gespräch mit der*der Kolleg*in oder der*dem Empfänger*in selbst Bezug zu nehmen. Verweise auf deine vollständigen Bewerbungsunterlagen im Anhang und biete an, bei Bedarf weitere Unterlagen gerne zur Verfügung zu stellen. Auch um eine kurze Eingangsbestätigung darfst du gerne bitten.

Konstruktiv mit Absagen umgehen

Auch wenn die Erfolgschancen einer (gut gemachten) Initiativbewerbung deutlich höher sind als bei einer normalen Stellenausschreibung, kann es natürlich dennoch sein, dass es nicht klappt. Lass dich davon jedoch nicht entmutigen - denn schließlich hast du bereits einen guten Eindruck hinterlassen und vielleicht wird in Zukunft ja doch noch eine passende Stelle frei und der Arbeitgeber kommt auf dich zurück. Außerdem tauschen sich die Organisationen einer Branche ja auch untereinander aus - daher solltest du im Falle einer Absage auf jeden Fall signalisieren, dass du nach wie vor Interesse hast und explizit die Erlaubnis erteilen, deine Unterlagen/Kontaktdaten zu speichern sowie deinen Lebenslauf an andere potentiell passende Arbeitgeber weiterleiten zu dürfen.

Wir wünschen dir viel Erfolg bei deinen Bewerbungen!


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